سال گذشته وقتی به واسطه انجام پروژه‌ای با شیرپوینت و شرکت پرنیان * آشنا شدم، اصلاً ایده‌ای از دنیایی که واردش می‌شدم نداشتم. دنیای پر از جذابیت و challange های روزانه برای برنامه نویسی و توسعه. دنیایی که وقتی واردش می‌شوی دیگر رقابت برای ایجاد نرم‌افزاری مشابه یک بازی کودکانه می‌شود!

شیرپوینت چیست؟

پاسخ خیلی خلاصه این است: پورتال اطلاعات سازمانی مایکروسافت که اسناد و اطلاعات سازمانی، فرایندهای سازمانی، ارتباطات و همکاری‌های درون سازمانی، گردش فرم‌های اداری، هوش سازمانی و … را می‌توان در آن به سرعت و سادگی مدیریت کرد.

اما این اصلاً پاسخ مناسبی برای آشنایی با شیرپوینت نیست. به همین دلیل در مجموعه نوشته‌هایی سعی می‌کنم بعضی از قابلیت‌های مهم شیرپوینت را بازگو کنم. این کار قسمتی از بخش جدید وبلاگ فرا وب تحت عنوان شیرپوینت است. در این بخش جدید ضمن معرفی شیرپوینت و آشنایی با قابلیت‌های آن، مطالبی درباره توسعه راهکار در بستر شیرپوینت و همچنین نوشته‌هایی درباره نسخه جدید شیرپوینت یعنی شیرپوینت ۲۰۱۰ خواهید یافت.

در ابتدای این مجموعه مطالب در چند نوشته از ویژگی‌های شیرپوینت می‌نویسم. در ادامه سراغ نسخه‌های مختلف شیرپوینت و مزایا و معایب آن خواهم رفت و در انتهای مجموعه مطالب آشنایی با شیرپوینت از راهکارهایی که روی شیرپوینت قابل ارائه هستند خواهم گفت. با من همراه باشید.

ویژگی‌های مهم شیرپوینت

شیرپوینت ویژگی‌هایی دارد که آن را تبدیل به بهترین گزینه برای اجرای پورتال‌های سازمانی در سطوح مختلف کرده است. برخی از این ویژگی‌ها عبارتند از:

۱-یکپارچگی و هماهنگی با دیگر محصولات و تکنولوژی‌های مایکروسافت

امروزه از محصولات مختلف مایکروسافت در سطوح مختلف از سیستم عامل گرفته تا محصولات نرم افزاری مرتبط با شبکه، مجموعه آفیس و ابزارهای توسعه، بانک‌های اطلاعاتی و … به شکل گسترده‌ای در سازمان‌ها استفاده می‌شود. SharePoint یکپارچگی و هماهنگی وسیعی با دیگر محصولات و فناوری‌های مایکروسافتی دارد که در ادامه به بعضی از آن‌ها اشاره می‌کنم:

Active Directory و شیرپوینت:

Active Directory در قلب شبکه‌های سازمانی، تنها مختص تعریف کاربران و گروه‌های مختلف کاری نیست. در اکتیو دایرکتوری با مشخص کردن چارت سازمانی می‌توانیم کار دیگر نرم‌افزارها را برای تعیین سطوح دسترسی یا گردش اطلاعات مشخص کنیم.

شیرپوینت مدلهای مختلف احراز هویت دارد. یکی از متداول‌ترین آن‌ها استفاده از اطلاعات کاربران در اکتیو دایرکتوری است. می‌توان شیرپوینت را به گونه‌ای تنظیم کرد که به طور خودکار خودش را با اکتیو دایرکتوری sync کند.

Microsoft Exchange‌ و شیرپوینت:

در شیرپوینت می‌توانید ارسال و دریافت ایمیل از طریق Exchange‌ Server داشته باشید. ارتباط خوب بین شیرپوینت و Exchange باعث می‌شود که بتوانید برای موارد مختلف از تغییر یک آیتم در یک لیست گرفته تا واگذاری یک وظیفه در پورتال به شما یک alert تعریف کنید تا برای شما ایمیل داخلی ارسال شود.

یکی از کارهایی که در پرنیان در حوزه شیرپوینت انجام می‌دهیم گردش کار بر پایه شیرپوینت است. گردش کارهایی که با هر مرحله پیشرفت در روال کاری قابلیت ارسال ایمیل برای درخواست دهنده و شخصی که وظیفه‌ای به وی واگذار شده را دارد. درخواست دهنده در ایمیل از وضعیت درخواستش مطلع می‌شود و شخصی که وظیفه‌ای به وی ارجاع شده با کلیک بر روی لینکی که به همراه ایمیل فرستاده می‌شود به فرم وظیفه راهنمایی و کارش را انجام می‌دهد و فرم را بسته به موقعیت به مرحله بعدی، قبلی، درخواست دهنده، بایگانی می‌فرستد یا آن وظیفه را به شخص دیگری ارجاع می دهد. همین سادگی!

Outlook و شیرپوینت:

اگر Outlook را جدا از نرم‌افزارهای معمول آفیس می‌آورم به این دلیل است که ارتباط بین این نرم‌افزار و شیرپوینت، امکانات فوق‌العاده‌ای به کاربر می‌دهد.در شیرپوینت تقویم وجود دارد که شما می‌توانید آن را با تقویم Outlook خود هماهنگ کنید. یا مثلاً لیست وظایف خود را با Task های نرم‌افزار Outlook به روز کنید.

ما یک محصول اتوماسیون اداری بر مبنای Outlook داریم. کاربر در Outlook‌ ضمن اینکه می‌تواند ایمیل عادی بفرستد و دریافت کند و از قابلیت‌های معمول Outlook استفاده کند به کمک اتوماسیون اداری پرنیان امکان ارسال و دریافت و انجام کار بر روی نامه‌های اداری را دارد. این یعنی تجمیع همه کارتابل‌ها. علاوه بر اینکه کارتابل‌های گردش کارها و بخش‌های مختلف اتوماسیون اداری یکپارچه می‌شوند، امکان یکپارچگی با کارتابل دیگر نرم‌افزارها هم وجود دارد و این میسر نبود مگر به واسطه امکانات فوق‌العاده ارتباطی بین شیرپوینت و Outlook.

نرم افزارهای معمول Office و شیرپوینت:

مهم نیست سند Word آپلود می‌کنید یا Excel یا دیتابیسی در Access. شیرپوینت به شکل کاملی با نرم‌افزارهای کلاینت Office هماهنگ است. می‌توانید شیرپوینت را یک نسخه وبی از این نرم‌افزارها تصور کنید. مثلاً با کمک Excel Service عملاً قابلیت‌های Access را در محیط تحت وب شیرپوینت خواهید داشت. امکانات پیش فرض شیرپوینت در کتابخانه‌های اسناد و لیست‌هایش که شامل امکان مدیریت نسخ مختلف اسناد است به پیگیری و بررسی تغییرات اسناد کمک می‌کند. محیط تعاملی شیرپوینت امکان مشارکت دیگر کاربران در کار با اسناد را می‌دهد. ضمن اینکه همیشه می‌توانید خروجی‌هایی از اطلاعات مختلف خود در شیرپوینت به نرم‌افزارهایی نظیر Excel و Access داشته باشید.

SQL Server و شیرپوینت:

همه چیز در شیرپوینت در بانک اطلاعاتی ذخیره می‌شود. اما این تنها ارتباط شیرپوینت با بانک اطلاعاتی نیست. اگر بخواهید گزارش‌هایی بر مبنای Reporting Services داشته باشید یا مثلاً یک داشبورد مدیریتی بر مبنای اطلاعات آنالیز شده (این با داشبورد مدیریتی استاندارد شیرپوینت بر مبنای Excel Services فرق دارد) Analysis Services در اختیارتان باشد و بعد با کمک نصب PerformancePoint بر روی شیرپوینت از Business Intelligence بهره ببرید شیرپوینت در کنار شماست.

Microsoft Project و شیرپوینت:

اگر برای مدیریت پروژه از مایکروسافت پراجکت استفاده می‌کنید، خبر خوب این است که Project Server با قابلیت‌های فوق‌العاده را تحت وب در اختیار دارید. Project Server مایکروسافت اساساً بر بستر شیرپوینت نصب می‌شود و البته از خود نرم‌افزار تحت ویندوز مایکروسافت پراجکت هم به عنوان کلاینت استفاده می‌کند.

InfoPath و شیرپوینت:

فرم‌های الکترونیکی خود را با InfoPath آماده کنید و به سادگی یک فرایند کاغذی را بر پایه شیرپوینت الکترونیکی کنید. اگر بخواهم مثالی بزنم باید به دو روش ایجاد گردش کارهای پرنیان اشاره کنم. ما با استفاده از ترکیب InfoPath، شیرپوینت،‌Exchange، بانک اطلاعاتی و وب سرویس و کمی کد برای موتور گردش کار، یک ساختار ایجاد کردیم که در کمترین زمان ممکن بتوانیم یک گردش کار جدید را ایجاد و در سازمان مستقر کنیم. گرچه خود کاربر هم می‌تواند گردش کارهای ترتیبی (Sequential) را ایجاد کند اما اگر بخواهیم یک گردش کار State محور آن هم بر اساس نیاز سازمان‌های ایرانی داشته باشیم دو روش پیشنهاد می‌کنیم: در روش اول فرم‌ها توسط توسعه دهندگان آماده و با کد گردش کار منطبق می‌شود. در روش دوم یک کد گردش کار کلی وجود دارد که قابلیت اتصال به هر فرمی که بعضی استانداردها را رعایت کرده باشد دارد.

یکی از مزایای اصلی این راه حل، امکان وجود گردش کارهایی مبتنی بر Workflow شیرپوینت و ویندوز با قابلیت ارجاع از هر مرحله به مرحله دلخواه به صورت دینامیک است.

Communications Server و شیرپوینت:

چت را درون سازمان به کمک Communications Server راه‌اندازی می‌کنید یا ارتباطات VoIP یا به اشتراک گذاری دسکتاپ اهمیتی ندارد. این محصول مایکروسافت نیز با شیرپوینت هماهنگ است. اگر وضعیت آنلاین بودن یک شخص را در چت مایکروسافتی در دیگر نرم‌افزارها مثلاً هنگام ارسال ایمیل در Outlook یا در خود Office Communicatorمی‌بینید، در شیرپوینت هم می‌توانید.

این‌ها بخشی از محصولات مایکروسافت بودند که شیرپوینت با آن‌ها یکپارچه و هماهنگ است. نرم‌افزارهایی نظیر مایکروسافت SharePoint Desinger اساساً برای کار با شیرپوینت عرضه شده‌اند یا فناوری‌های نظیر Silverlight در شیرپوینت به طور کامل پشتیبانی می‌شوند.در قسمت بعدی درباره جستجو در شیرپوینت که بی شک یکی از مهمترین قابلیت‌های شیرپوینت است صحبت می‌کنم.

*سایت جدید شرکت پرنیان که بر مبنای شیرپوینت است هنوز کاملاً آماده نشده است.